Te begrijpen, maar in welke mate draagt een systeem nog bij aan zijn doel wanneer je eindgebruikers er alles aan zullen doen om het systeem in kwestie te mijden? En is een software implementatie juist niet hét moment om te vereenvoudigen en te uniformiseren?
All-in-one: voor welke organisaties geschikt?
Ben ik dan per se tégen het all-in-one concept? Ook niet. Het is wel aan te raden om je te laten begeleiden voor je eraan begint. Te vaak moeten er achteraf zaken rechtgezet worden door een te beperkte analyse. Ik raad als vuistregel all-in-one systemen aan aan organisaties die:
- Verschillende HR processen hebben die ze via software willen ondersteunen.
- Vele verschillende juridische entiteiten hebben.
- Voor elk van deze juridische entiteiten (om wettelijke of welke reden dan ook) een andere configuratie nodig hebben om een verschillend proces te ondersteunen.
- Slechts één vendor willen beheren. Dit maakt het uit een IT-perspectief veel simpeler.
- Minder custom integraties op willen zetten. Wat ze je ook vertellen, je gaat altijd nog integraties opzetten. Wel minder.
All-in-one: valkuilen van complexe software
Ik heb echter wel een probleem met:
- Slechte software met slechte gebruikerservaringen. Die nota bene door élke klant onderschreven wordt en waar niks aan gedaan wordt omdat ze too big to fail geworden zijn.
- Verkopers die meer beloven dan ze waar kunnen maken of te complexe software verkopen aan organisaties die het niet nodig hebben.
Want als je te complexe software aankoopt:
- Betaal je voor functionaliteiten die je niet gaat gebruiken. Ondanks dat ze vaak per module verkocht worden. Je betaalt voor de complexiteit van multi-juridische entiteiten.
- Maak je je kwetsbaar voor vendor lock-in. Met alle dure consultants die erbij horen.
- Haal je je een gebruikerservaring op de hals die, per definitie, complexer is. Complexer dan het moet. Keep it simple stupid.
All-in-one: het gemak van de illusie (en de illusie van het gemak)
Een suite zoals SuccessFactors, Workday of Oracle belooft vereenvoudiging: één interface, één leverancier, één datastructuur. Alles past in elkaar. Vervang je je recruitment module liever door iets beters? Dat wordt vaak moeilijk (intern) te verkopen, want de suite heeft die functionaliteit al. Wil je het dan laten bouwen via de vendor? Daar heb je dan dure consultants voor nodig. Vendor lock-in bestaat echt (en is onironisch een lucratief verdienmodel).
In praktijk bots je bovendien vaak op logge interfaces, gebrekkige UX en functionaliteiten die nét niet aansluiten bij je proces. Ik heb ook situaties gezien waar, voor een simpel custom rapport, 6 tot 12 maanden door consulting hoepels gesprongen moest worden om het uiteindelijk te bekomen.
Het alternatief: hoe best-of-breed wil je gaan?
Een best-of-breed aanpak doet het anders. Je kan daar zover in gaan als je behoeften vereisen. Sommige bedrijven splitsen hun systemen die processen met kandidaten beheren (rekrutering) van de systemen die processen met hun interne populatie beheren (HRIS).
Sommigen gaan nog verder. Een combinatie van tools die elk uitblinken in hun domein. Een ATS voor werving (Recruitee, Teamtailor, Pinpoint, Wiggli,…), PMS voor performance (Jigso, Betterworks,…), LMS voor learning (Eloomi, 360Learning, Rise Up,…), enzovoort.
Sommigen gaan nog verder: kiezen voor rekrutering een tool om hun website te bouwen via een CMS, een tool om de kandidatendatabase te onderhouden, een tool om gesprekken in te plannen … duidelijk een stap te ver voor de meeste organisaties.
Dit is ook geen rozegeur en maneschijn. Je moet integraties opzetten, goed nadenken over datastromen en een stevig selectietraject doorlopen voor elke tool. Je krijgt er echter wel wat voordelen voor terug. Gebruikers krijgen tools die ze wíllen gebruiken. En HR krijgt flexibiliteit. Je kiest, past aan, en vervangt als iets niet meer voldoet.
Vergelijking: all-in-one vs. best-of-breed
| All-in-one suite | Best-of-breed aanpak | |
| Gebruikservaring | Slechts één interface | Verschillende systemen die er anders uitzien |
| Integraties | Plug-and-play | Vaak zelf integraties op te zetten |
| Implementatiesnelheid | Eén traject, gestroomlijnd | Parallelle trajecten |
| Innovatiesnelheid | Trager, generiek | Sneller, klantgerichter, niche functionaliteiten |
| Vendor lock-in | Hoog | Je vervangt elke component waarvan je niet meer tevreden bent |
| Support | Eén aanspreekpunt | Meerdere support diensten |
| Rapportering & data | Eén bron | Meerdere bronnen, of via een gecentraliseerd data lake |
| Geschiktheid | Grote organisaties met veel uniformiteit | Voor bedrijven met minder complexe processen |
Tien vuistregels voor je HR-tool implementatie
Het verschil tussen een succesvolle en onsuccesvolle implementatie zit hem zelden in de technologie, maar de aanpak en analyse vooraf. Om die reden vind je hieronder tien vuistregels die ik gebruik tijdens implementaties. Zie het als een gids voor elk HR-softwareproject, ongeacht welk model je kiest.
-
Schrijf de essentie van je implementatie neer
Niet “omdat IT het zegt” of “omdat de software verouderd is”. Formuleer één of meerdere duidelijke, tastbare en meetbare doelstellingen waarom deze implementatie nodig is. In mensentaal. Geen proza van verschillende pagina’s, maar beperk je tot de essentie (bij voorkeur zelfs één of enkele zinnen). Dáár begint je change verhaal. Laat dit je project sturen.
-
Start je change management vóór je begint te implementeren
Te vaak start change management pas bij go-live. Te laat dus. Stakeholders betrek je vroeg tijdens de analyse en bij het uitschrijven van toekomstige processen.
-
Data migraties
Data migratie en integraties worden vaak vergeten (net als emailnotificaties en rapportage). Welke data gaat mee? Moet dit toegankelijk zijn in het nieuwe systeem of is een platte PDF voor opzoekingen voldoende?
-
Doe een gegronde analyse
Een goede tool kiezen begint bij weten wat je nodig hebt. Organiseer interne workshops, breng processen in kaart, schrijf een lastenboek en maak een gewogen scoringsmatrix. Pas nadien horen demo’s te volgen.
-
Denk aan veiligheid én gebruiksgemak
Een HR-systeem bevat gevoelige data. Betrek IT zodat aan de interne veiligheidsstandaarden voldaan werd via security questionnaires. Denk anderzijds ook aan de gebruikerservaring: geef alleen toegang tot wat nodig is. Minder systeem permissies leidt tot meer duidelijkheid voor je gebruikers.
-
Bouw eenvoudig en schaalbaar
Weersta de drang om élk scenario op te vangen. Begin bij 95% van de gebruikers. De 5% uitzonderingen? Pas die handmatig toe of los die later op. Uitzonderingen vereisen maatwerk. Als je die probeert in je standaardprocessen op te vangen verzwak je de ervaring voor het gros van je gebruikerspopulatie.
-
Go-live is het begin, niet het eindpunt
Voor gebruikers begint de implementatie pas bij go-live. Zorg dus voor een supportstructuur: wie helpt bij vragen? Wie beslist over wijzigingen? Wie test nieuwe releases? Zet het op papier en communiceer naar stakeholders.
-
Geef het correcte gewicht aan de feedback die je krijgt
Herken je gebruikersprofielen: niet alle feedback die je ontvangt vertegenwoordigt iedereen.De
feedback die je krijgt komt vaak van een “invested power user base” die slechts een fractie van een fractie van je totale gebruikerspopulatie is.
-
Budgetteer met marge
Budgetteer niet enkel licenties. Reken ook op: implementatie, integratie, opleiding, change, support en onvoorziene kosten.
-
Hou je data op orde
Werk gescheiden in test- en productieomgevingen. Documenteer goed. Denk na over GDPR, retentie en datakwaliteit. Slechte data leidt tot slechte rapportage.
Conclusie
Grote HR-suites hebben hun plaats. Bijvoorbeeld in grote, internationale contexten waar uniformiteit voorop staat. De challengers van vandaag zijn echter matuur genoeg om serieus te nemen. Ze brengen een fris alternatief, scherpe focus en vaak betere gebruikerservaringen. Best-of-breed is een alternatieve strategie. Eén die past bij organisaties die flexibiliteit willen in hun HR Tech stack.
De manier waarop je keuzes maakt en software implementeert maakt het grote verschil. Of je nu voor één grote naam gaat, of voor een slimme combinatie van de besten in hun vak.
********************
Wil je graag meer weten over hoe je je volgende HR software implementatie tot een goed einde brengt?
