Laat ons even terug in de tijd gaan.

Op 10 maart 2020 valt het eerste officiële Corona slachtoffer in België. De Nationale Veiligheidsraad komt samen en vaardigt de alombekende ‘1,5 meter’ regel uit, samen met tegenstrijdige aanbevelingen rond het dragen van mondmaskers. Op 12 maart, na enkele bijkomende dodelijke slachtoffers, worden de maatregelen verstrengd. Scholen en horecazaken gaan dicht en thuiswerk wordt aangemoedigd.

Nog geen week later worden de maatregelen nog verder verstrengd. Iedereen moet quasi verplicht om thuis te blijven. Alle niet-essentiële winkels gaan op slot en verplaatsingen worden tot het minimum beperkt. De lockdown is een feit.

Wat men daarvoor onmogelijk achtte, is nu werkelijkheid geworden. Telewerken, ondersteund door nieuwe digitale communicatieplatforms, werd snel opgepikt als alternatief voor de werkplek. Zonder dat iemand het besefte, stonden we aan de voorbode van één van de meest ingrijpende werk-revoluties van de laatste decennia. En nee, het ging niet louter over technologie maar ook over onze manier van werken, onze manier van leven. “Het nieuwe normaal”; aangezien de «mens» gekend staat om zijn uitzonderlijk aanpassingsvermogen, keek hij of zij reikhalzend uit naar dit nieuwe avontuur. Een avontuur vol vrijheid en eindelijk mogelijks een perfect evenwicht tussen werken en leven.

Zoals bij elk nieuw avontuur is alles in het begin spannend, uitdagend, een ontdekking, … Onze social media stonden vol met video’s over hoe leuk thuis werken wel niet kon zijn, gretig overgenomen door traditionele media en zelfverklaarde experts. Niets zo cool als een virtuele borrel op vrijdagnamiddag. Al gauw bleek echter dat thuiswerk geen geschenk is met alleen maar voordelen; noch voor werknemers, noch voor werkgevers.

Quid work-life balance?

Het werd snel duidelijk dat remote/hybrid werken geen tijdelijke trend zou worden. Uit breed gevoerde bevragingen bleek vaak een verstoorde work-life balance. Er was plots geen fysieke scheiding meer tussen kantoor en thuis. Meteen ook een abrupt einde van een onzichtbaar fenomeen, het ontvluchten van de dagelijkse realiteit thuis naar de werkplek. Vakkundig verwoord als escapisme.

Voor veel mensen was (is)) dagelijks naar kantoor gaan inderdaad een vorm van escapisme. Even kunnen ontsnappen aan de dagelijkse realiteit van het gezin. Of denk maar aan situaties zoals die verbouwing die maar niet wil vorderen, de kinderen die geen opvang of sportclub meer vinden, het gebrek aan ruimte om geconcentreerd te kunnen werken… Kortom, het leven zoals het is.

Daarom dat velen, niet alleen organisaties maar ook veel medewerkers, reikhalzend uitkeken naar het moment dat ze terug mochten keren naar kantoor. Een beetje een dubbelzinnige situatie, zeker als je rekening houdt dat alle aandacht steeds ging naar de voordelen van thuiswerk. De nadelen van deze verandering werden vaak onderbelicht en waren voor velen “onbestaande”. Hetzelfde ging ook op voor de voordelen van werken op kantoor.

Retour aux bureaux.

Ondanks alle voordelen van een kantooromgeving, was het enthousiasme in de begindagen niet overweldigend. De voordelen van een kantooromgeving liegen er nochtans niet om. Er zijn minder verleidingen, je kan sneller overleggen met de collega’s, de coffee corner en de “heb je een minuutje” momenten.  Redenen genoeg om naar kantoor te gaan, denk je dan. De meeste organisaties stelden echter vast, dat er minder enthousiasme was om naar kantoor te gaan. Zelfs de grootste pessimisten verkozen ineens het hybrid werkmodel boven dagelijks pendelen naar kantoor.

Na de initiële groeipijnen hebben organisaties en hun medewerkers grote stappen voorwaarts gezet. Daarnaast heeft men ook lessen getrokken. Zo bieden veel organisaties ondersteuning bij het creëren van ergonomische thuiskantoren, voorzien van kantoor-waardig materiaal (schermen, printers, tussenkomst in internetabonnement, …). Voorts werd de nodige aandacht besteed aan het formuleren van hybride huisreglementen met focus op systematiek, etiquette en evenwicht: hoe vaak wordt je verwacht op kantoor en waarom? Hoe gedraag je je tijdens vergaderingen, virtueel of fysiek? …..

Kantoor als escapisme

Naar kantoor gaan is eigenlijk een ritueel (tijdig opstaan, ontbijten, aangepaste kledij, de file in, …). Je transformeert naar je werk-ego met een andere mind set zodra je de woning verlaat.

Veel bedrijven staan er echter niet bij stil dat deze transformatie ook een ontsnappingsmoment kan zijn. Even ontsnappen uit een moeilijke thuissituatie. The great Escape!

En dit is meteen een opportuniteit voor de hybride werkplek: volop inzetten op welzijn en erop toezien dat niemand uit de boot valt. Hybride werknemers zijn immers niet altijd even zichtbaar.

Office 2.0

Elk bedrijf is verschillend. Hoe de werkplek georganiseerd wordt, hangt af van veel factoren. Hieronder een aantal mogelijke aanbevelingen als eerste aanzet:

  1. Communiceer duidelijk over richtlijnen en verwachtingen. Voorzie regelmatige contact-momenten binnen en tussen de afdelingen. Beschouw feedback hierover als een geschenk en laat individuele interpretatie toe. Het is geen exacte wetenschap. Belangrijker is het waarom van het toegepaste model, niet het aantal dagen dat je op kantoor verwacht wordt.
  1. Investeer in het uitdragen van je cultuur, je bestaansreden, je visie, het gemeenschapsgevoel. Deel je doelstellingen en vier de resultaten met de teams. Deel ook je welzijns-initiatieven als onderdeel van jouw cultuur. Werknemers die zich veréénzelvigen met de visie van het bedrijf, die zich ondersteund voelen door het bedrijf, die zich kortom deel van de familie voelen, presteren niet alleen beter, ze blijven ook langer die extra mijl lopen.
  1. Wees flexibel rond werktijden en locaties. Dit verlaagt de druk en verhoogt de prestatie met een hoge impact op welzijn. Opnieuw, het is niet de bedoeling dat elke werknemer nu voor zichzelf gaat uitmaken hoeveel en wanneer hij op kantoor komt. Maar het is wel belangrijk dat hij/zij weet wat er verwacht wordt en in welke mate hij/zij dit kan interpreteren. Wees daarom ook niet verbaasd als sommige werknemers verkiezen om elke dag naar kantoor te komen.
  1. Investeer actief en gericht in welzijn. En meet om te weten. Een werknemer die zich goed voelt, presteert doorgaans beter en levert een grotere toegevoegde waarde voor het bedrijf. Vele organisaties zetten daarom coaching of mentoring programma’s op. Niet alleen voor een paar bevoorrechte individuen, maar voor een groot deel van hun werknemers. Je houdt hierdoor veel beter vinger aan de pols en het verlicht de taak van je reeds overwerkte lijnmanagers.
  1. Investeer in ergonomie en kantoorbeleving met individuele ruimtes om zich terug te trekken en gemeenschappelijke ruimtes om te co-creëren en/of te ontspannen. Mensen komen graag terug naar een inspirerende ruimte die beter ingericht is, waar je sneller kan werken, waar je meer voeling krijgt, waar je interessante collega’s tegen komt.

Hybrid is here to stay, embrace it!

De pandemie heeft een aantal zaken in gang gezet, die niet meer teruggedraaid zullen worden. De manier waarop we werken is hier een goed voorbeeld van. Met een aantal uitdagingen als gevolg doch ook een grote opportuniteit namelijk om het welzijn van de werknemer te verbeteren. En dit laatste niet alleen op kantoor maar ook thuis, want het thuiskantoor is 1 van de nieuwe werklocaties geworden. Onderzoek wijst duidelijk aan dat werknemers die zich goed in hun vel voelen en zich één voelen met de organisatie, beter presteren en langer die extra mijl lopen.

Hierdoor zijn talloze organisaties, vanuit een groeiend besef dat mensen nood hebben om zowel de persoonlijke levenssfeer als de werkplek af en toe te kunnen ontvluchten. op zoek naar mogelijke antwoorden en de juiste invulling. Geen éénvoudige opdracht, zowel voor werkgever als werknemer. Laat ons daarom niet alleen focussen op medewerkers die graag van thuis werken, maar ook op degene die graag (meerdere) dagen naar kantoor komen.